FM-Dokumentation nach GEFMA 198

//FM-Dokumentation nach GEFMA 198
FM-Dokumentation nach GEFMA 198

FM Dokumentation

Dokumentationsrichtlinien (GEFMA 198) | Bestandserfassung und – bewertung | Datenbereinigung und -strukturierung | Digitalisierung von Dokumenten

Warum ist eine FM-gerechte Dokumentation so wichtig?

Wir unterstützen Sie gern bei der Sichtung, Prüfung und Neustrukturierung Ihrer Dokumentation (Soll-Ist-Vergleich), der Erstellung einer rechtsverbindlichen Dokumentationsrichtlinie und der Entwicklung von Dokumentations-Tools zur Erleichterung des Codierens und Ablegens von Dokumenten.

Kontaktieren Sie uns, Wir freuen uns auf Sie!
phone +49 341/25 66 83 0
email info[at]ebcsoft.de

FM-Dokumentation nach GEFMA 198 (pdf,0.7mb)

Nutzen Sie unser Know-How zur Unterstützung einer FM-gerechten Dokumentation!

Vitricon - Die komplette Facility Management Software für alle Lebenszyklusphasen Ihrer Immobilie

Vitricon

  • Lebenszyklusübergreifende Dokumentablage und –historisierung zur Unterstützung eines objekt- und prozessorientierten Dokumentmanagements
  • Dokumentation des umfangreichen Anlagenbestandes und der zugehörigen Prüf- und Wartungsergebnisse
  • Flexible Ordnerstrukturen zur individuellen Ablage der Dokumente und Umsetzung einer FM gerechten Dokumentation nach GEFMA 198
  • Anlegen von Dokumenten an einem zentralen Ort und Verknüpfung der Dokumente mit mehreren Objekten unterschiedlicher oder gleicher Module

docSuite - Tools für eine FM gerechte Dokumentation

docSuite

  • docConverter – Automatisches Umbenennen, Verschieben und Speichern von Dokumenten
  • docFinder – Suchen der umbenannten Dokumente
  • docScan – zum automatischen Auslesen der Dokumentationsstruktur auf einem Datenträger
  • docStructure – zum automatischen Anlegen der Dokumentationsstruktur
  • docDate – Flexible Ordnerstrukturen zur individuellen Ablage der Dokumente und Umsetzung einer FM gerechten Dokumentation nach GEFMA 198

Leistungsmatrix - Das Webportal zur qualitativen und quantitativen Prüfung der erforderlichen FM-Dokumentation

Leistungsmatrix

Das Webportal zur qualitativen und quantitativen Prüfung der erforderlichen FM-Dokumentation

Wie ist die Dokumentationsrichtlinie aufgebaut?

Klare Definition der Ziele und des Geltungsbereiches der Dokumentationsrichtlinie
Definition der Gliederungsstruktur in Anlehnung an die Dokumentationsstruktur der GEFMA 198
Definition eines einheitlichen Dokumentencodes zur Benennung der Dokumente
Klare Beschreibung – WER (Beteiligte am Dokumentationsprozess, z.B. Stabsstelle oder Projektleiter), WANN (z.B. Projektbeginn, Projektende , Vertragsende) und WIE (Prüfung der Qualität und Quantität) zu dokumentieren hat
Definition WO dokumentiert wird (Ablageort, z.B. Server, CAFM-System, DMS) inkl. genauer Beschreibung der Zugriffsrechte
Regelungen zur Übergabe der Bestandsdokumentation, bspw. aus Drittsystemen
Beschreibung wann, wie und wo Dokumente überarbeitet und angepasst oder ins Archiv verschoben werden
Beschreibung mit welchen technischen Hilfsmitteln/Tools dokumentiert werden kann.

Welche Richtlinien und Normen gibt es?

Wir orientieren uns an etablierten Richtlinien und Normen, wie bspw. der GEFMA Richtlinie 198 – Dokumentation im FM:

  • allgemeingültige und lebenszyklusübergreifende Handlungsanleitung für die Einführung einer ganzheitlichen Dokumentation im Rahmen einer Immobilie , mit dem Schwerpunkt der Betriebs-/Nutzungsphase.
  • Die Richtlinie stellt insbesondere eine Gliederungsstruktur dar, mit deren Hilfe Dokumente nach bestimmten Kriterien abgelegt werden

Wir sind stets engagiert das Richtlinienwesen fortzuschreiben und unsere Erfahrungen aus eigenen Projekten in verschiedene Arbeitskreise der GEFMA, wie dem Arbeitskreis FM-Dokumentation einzubringen.