Mit unserem Serviceportal bietet Ihnen EBCsoft ein effektives Werkzeug um Ihre Service Desk/Hotline-Kosten im Bereich der Meldungsannahme zu senken – indem Nutzer diese selbst anlegen! Die Nutzer werden mithilfe verständlicher Dialoge durch die Anwendung geführt. Dies sichert die fachlich-korrekte und gleichzeitig schnelle und einfache Anlage von Meldungen.

Nutzen Sie die Synergien von qualifizierten, vernetzten und transparenten Meldungsprozessen für Ihr Unternehmen oder Ihre Kunden, im Eigenbetrieb oder als Service von EBCsoft.

Zentrale Erfassung von Aufgaben und Meldungen

Wie viele Mitarbeiter beschäftigen Sie aktuell zur Entgegennahme von Störmeldungen Ihrer Mieter oder Mitarbeiter? Und wie lange benötigen diese, um die Meldungen in die starren und komplizierten Formulare einzutragen? Ziel des Serviceportals ist es, dass Ihre Mieter oder Mitarbeiter die anfallenden Störungen selbst anlegen. So verlagern Sie die Kosten zurück zum (finanziellen) Entstehungsort – zum Meldenden. Das Serviceportal unterstützt aber auch einen Callcenter-Betrieb, bei dem die Meldungen zentral erfasst werden können. Ebenso ist ein Mischbetrieb möglich. Die Unterstützung aller Szenarien soll – falls gewünscht – eine phasenweise Überführung vom reinen Callcenter-Betrieb zum reinen Selbstmeldungsbetrieb sicherstellen.

Selbständige Registrierung der Nutzer am Portal

Ein Nutzer (z.B. Mieter oder Mitarbeiter) erstellt sein Nutzerkonto selbstständig. Dadurch entfallen zusätzliche administrative Aktivitäten, wie beispielsweise die Anlage oder Freischaltung von Nutzerkonten. Bei der Nutzerregistrierung werden betreiberspezifische Eigenschaften unterstützt (z.B. Mietvertragsnummer, Datum des Vertragsabschlusses oder Personalnummer). So wird sichergestellt, dass auch nur Ihre Mieter oder Mitarbeiter auf das Portal zugreifen können.

Unterstützung von Branding und Corporate Identity

Das Serviceportal kann unter Ihrem Branding oder Corporate Identity laufen, d.h. wir können bei Bedarf die Anwendung unter Ihren Domänen erreichbar machen und die Oberfläche hinsichtlich Farben, Logos, Schriften, Aufteilung, Icons etc. an Ihre Vorstellungen anpassen. So integriert sich Ihr Serviceportal auch optisch in Ihre Umgebung.

Anwendbar für interne und externe Nutzer

Ihr Serviceportal von EBCsoft kann sowohl als Help Desk/Hotline für Ihre internen Mitarbeiter als auch für Ihre Kunden, z.B. Mieter, eingesetzt werden. Der Einsatz lohnt sich bereits für mittelgroße Nutzergruppen.

Sicherheit auch Morgen durch Erweiterbarkeit

Ihr Serviceportal ist als PHP-Anwendung leicht durch uns oder Ihre IT erweiterbar, um auch zukünftig hinsichtlich Governance und Compliance alle Ihren Anforderungen zu entsprechen. Ändert sich Ihr Prozess – ändert sich Ihr Serviceportal. So einfach ist das.

Effizienz durch Fokussierung

Das Serviceportal wurde speziell für die Erfassung von Störmeldungen konzipiert. Das spiegelt sich in der Nutzerführung durch die Anwendung wieder und erlaubt deshalb eine effiziente Anlage von Meldungen aus Kosten- und damit Zeitgesichtspunkten.

Nahtlose Integration in Ihre vorhandene Service Desk/Hotline-Infrastruktur

Das Serviceportal ist eine Web-Anwendung, die Sie im Intranet oder Internet betreiben – oder einfach bei EBCsoft mieten können.

In jedem Fall benötigt das Serviceportal nur zwei Schnittstellen, die es anzubinden gilt:
1. Von Ihrer Stammdatenverwaltung aus werden regelmäßig benötigte Auszüge Ihrer Stammdaten aus einem Wohnungswirtschaftsprogramm oder einer Mitarbeiterstammverwaltung zum Serviceportal übertragen. Dies stellt sicher, dass Ihr Serviceportal auch neue Mietverträge oder Mitarbeiter „kennt“. Diese Schnittstelle liegt aktuell in einem Excel/CSV-Import vor.
2. Vom Serviceportal müssen die angelegten Meldungen zu Ihrer Auftragsabwicklung (z.B. CAFM-Software) übertragen werden, um dort bearbeitet zu werden. Andererseits müssen Statusänderungen an das Serviceportal übertragen werden, damit die Meldenden den Fortschritt in der Bearbeitung erkennen können. Beide Schnittstellen sind aktuell im Universalformat XML realisiert.

Einfache Lokalisierung der gestörten Bereiche oder Objekte

Beim selbstständigen Anlegen von Meldungen wird sichergestellt, dass die Nutzer die Meldung fachlich-korrekt der Störungsquellen zuordnen, indem diese umgangssprachlich benannt werden. Somit entfällt eine aufwändige Bearbeitung und Zuordnung im Auftragsverwaltungs- system. Deshalb hat EBCsoft eine durch den Betreiber änderbare Definition des Störungsortes entwickelt, die die unterschiedlichen Denkweisen von Nutzern und Technikern vereinen können. Während der Nutzer einen Störungsort mit der ihm bekannten Bezeichnung betitelt, findet im Hintergrund bereits eine Zuordnung zu einem Linienbezeichner bzw. Gebäudeautomationsschlüssel statt, der die eindeutige Identifikation aus infrastruktureller Sicht erlaubt (z. B. den technische Anlagenteil). Dadurch werden die Kosten zur Störungsbeseitigung der richtigen Kostenstelle zugeordnet.